De dienst, in één alinea
VIES - VAT Information Exchange System - is zelf geen database. Het is een voordeur die uw vraag doorzet naar het nationale btw-register van het betreffende land en het antwoord teruggeeft: geldig of ongeldig, en bij de meeste landen ook de geregistreerde naam en het adres. De Europese Commissie beheert het en het is gratis.
Wanneer u moet checken
Levert u B2B aan een ander EU-land tegen het nultarief (intracommunautaire levering), dan is dat nultarief alleen verdedigbaar als het btw-nummer van uw klant geldig was op het moment van levering. De fiscus kan en zal de btw bij de verkoper naheffen wanneer het nummer ongeldig blijkt. Eén check per nieuwe klant, periodiek herhaald voor vaste klanten, is de werkbare norm.
Wat een geldig resultaat bewijst - en wat niet
Een geldig resultaat bewijst dat het nummer bestaat en actief is voor grensoverschrijdende handel. Het bewijst niet dat de besteller dat bedrijf ook echt vertegenwoordigt. Leg bij serieuze bedragen het consultatienummer vast dat VIES teruggeeft als bewijs dat u gecheckt heeft, en vergelijk de geregistreerde naam met uw klantgegevens.
Één voor één checken, of automatisch
De handmatige route is de site van de Commissie zelf. De schaalbare route is software: VIES heeft een machinekoppeling, zodat een systeem een btw-nummer valideert op het moment dat een klantkaart wordt aangemaakt, het bewijs opslaat en periodiek hercheckt. In VFusion Retail zit dit precies daarom in het klantbeheer ingebouwd.
Dienst-autoriteit: het VIES-portaal van de Europese Commissie. ec.europa.eu - VIES