Der Dienst, in einem Absatz
VIES - VAT Information Exchange System - ist selbst keine Datenbank. Es ist eine Eingangstür, die Ihre Anfrage an das nationale USt-Register des betreffenden Landes weiterreicht und die Antwort zurückgibt: gültig oder ungültig, bei den meisten Ländern samt registriertem Namen und Adresse. Betrieben von der Europäischen Kommission, kostenlos nutzbar.
Wann Sie prüfen müssen
Liefern Sie B2B in ein anderes EU-Land zum Nullsatz (innergemeinschaftliche Lieferung), ist dieser Nullsatz nur haltbar, wenn die USt-IdNr. Ihres Kunden zum Lieferzeitpunkt gültig war. Steuerbehörden können und werden die USt beim Verkäufer nachfordern, wenn sich die Nummer als ungültig erweist. Eine Prüfung pro Neukunde, periodisch wiederholt bei Stammkunden, ist der praktikable Standard.
Was ein gültiges Ergebnis beweist - und was nicht
Ein gültiges Ergebnis beweist, dass die Nummer existiert und für grenzüberschreitenden Handel aktiv ist. Es beweist nicht, dass der Besteller dieses Unternehmen wirklich vertritt. Halten Sie bei nennenswerten Beträgen die Konsultationsnummer fest, die VIES zurückgibt, als Nachweis Ihrer Prüfung - und gleichen Sie den registrierten Namen mit Ihren Kundendaten ab.
Einzeln prüfen, oder automatisch
Der manuelle Weg ist die Seite der Kommission selbst. Der skalierbare Weg ist Software: VIES bietet eine Maschinenschnittstelle, sodass ein System eine USt-IdNr. beim Anlegen der Kundenkarte validiert, den Nachweis speichert und periodisch nachprüft. In VFusion Retail steckt das genau deshalb in der Kundenverwaltung.
Dienst-Autorität: das VIES-Portal der Europäischen Kommission. ec.europa.eu - VIES