Het formaat, in één alinea
MT940 is een gestructureerd, machineleesbaar bankafschrift, gedefinieerd binnen de SWIFT-berichtstandaarden. Eén bestand beschrijft één rekening over één periode: een beginsaldo, een regel per transactie met datums, bedragen en referenties, en een eindsaldo. Doordat de structuur vastligt, kan software het lezen zonder te gokken - en dat maakt automatisch afletteren mogelijk.
Wat er echt in zit
Elke afschriftregel bevat de valutadatum, het bedrag en de richting, een transactiecode en de omschrijving die de tegenpartij meegaf - een factuurnummer, een naam, een betaalkenmerk. De kwaliteit van die omschrijving bepaalt hoeveel er automatisch matcht: een schoon factuurnummer koppelt zichzelf, een vage omschrijving heeft een mens nodig.
Waar u MT940-bestanden vandaan haalt
Elke grote Nederlandse bank exporteert MT940 vanuit zakelijk bankieren: ING, Rabobank en ABN AMRO bieden het als download of geautomatiseerde koppeling, naast het nieuwere CAMT.053 (XML). Dagelijks exporteren houdt de boeken dicht bij de werkelijkheid; maandelijks exporteren houdt ze dicht bij fictie.
Wat aflettersoftware ermee doet
De software legt afschriftregels naast openstaande facturen en verwachte betalingen: exacte bedragen en factuurnummers matchen automatisch, bijna-matches worden voorgesteld voor bevestiging met één klik, en alleen de echt onduidelijke regels bereiken een mens. In VFusion Retail draait dit tegen dezelfde database waar de kassa’s in schrijven, dus een afgeletterde factuur werkt direct door in het openstaande saldo van de klant.
MT940 of CAMT.053?
CAMT.053 is de ISO 20022-opvolger: XML, rijker, en de langetermijnrichting van het Europese bankieren. In de praktijk bestaan beide formaten nog jaren naast elkaar en leest vrijwel alle aflettersoftware allebei. Het eerlijke advies: gebruik wat uw bank het betrouwbaarst exporteert - de winst zit in het automatiseren zelf, niet in het bestandsformaat.
Formaat-autoriteit: de SWIFT MT-berichtstandaarden. swift.com/standards